Az Átláthatóság és Bizalom Munkacsoport tagjai a magyarországi civil szervezetek iránti bizalom helyreállítása és erősítése érdekében létrehozták az adománygyűjtő szervezetek Etikai Kódexét. Annak érdekében, hogy a felállított szabályok hitelessége ne sérüljön, szükséges egy független Etikai Bizottság felállítása, mely panasz esetén, vagy vitás kérdésekben határozatot hoz. Így őrizve az Etikai Kódexet maguknak valló és betartó szervezetek hitelességét és megbízhatóságát.
1. Etikai Bizottság
Működési keret
Az Etikai Bizottság az ÁBC munkacsoport és a NIOK által kialakított Adománygyűjtő Szervezetek Etikai Kódexében foglaltak betartását hivatott ellenőrizni az Etikai Kódexhez csatlakozó szervezetek körében. A csatlakozó szervezet az alapdokumentumokban (Működési Rend, Etikai Kódex, A programban részt vevő szervezetek monitorozása) foglaltakat magára nézve kötelezőnek fogadja el.
Ülésrend
Az Etikai Bizottság első ülését az ÁBC munkacsoport hívja össze. Ezt követően az Etikai Bizottság negyedévente ülésezik, de rendkívüli ülés összehívását bármelyik tag kezdeményezheti. Az Etikai Bizottság működésével kapcsolatos részletes szabályozást a Bizottság első ülésén megszavazandó Működési Szabályzat tartalmazza.
Tagok, létszám
Az Etikai Bizottság az ÁBC munkacsoport tagjai által javasolt személyekből áll fel először. Utána minden év végén az Etikai Kódexhez csatlakozott tagok jelölnek és választanak. Bárki lehet jelölt, a tagokat az évente egyszer összehívott taggyűlés választja meg titkos szavazással. A Bizottság tagjai lehetnek külső (Etikai Kódexhez nem csatlakozó szervezetek) vagy belső szakértők is. Az Adománygyűjtő Szervezetek Önszabályozó Testülete minimum 7 tagot köteles választani. A póttag a rendes tagok érintettsége, vagy lemondása esetén rendelkezik az Etikai Bizottság ülésén szavazattal. Döntéseit szótöbbséggel hozza (szavazategyenlőség esetén az Elnök dönt) melynek eredménye nyilvános, és az Átláthatóság honlapon elérhető. A Bizottsági tagok megbízatása 2 évig szól, mely 2 alkalommal hosszabbítható meg.
Érintettség
Bizottsági tag érintettsége esetén nem lehet tagja az aktuális ügyben eljáró bizottságnak. Etikai Bizottság tagja érintettsége fennáll, ha Ő maga vagy közeli hozzátartozója tagi, munkatársi, önkéntes vagy az elmúlt 2 évben bármilyen szerződéses jogviszonyban állt az ügyben vizsgált szervezettel. Ha az adott szervezetben bármilyen pozíciót betöltött. A tag köteles írásbeli nyilatkozatot tenni arról, hogy érintettség esetében nem áll fent.
Díjazás
Etikai Bizottság tagjai munkájukat társadalmi megbízatásként végzik. Az eljárás során felmerülő indokolt költségeket a Kezelőszerv erre a célra elkülönített alapból fedezi. (Például: utazási költség, irodai költségek)
Elnök
Az Etikai Bizottság elnökét a tagok maguk választják az egy tag egy szavazat elv szerint, többségi szavazással.
Határozatképesség
Az Etikai Bizottság határozatképes, ha a 4 szavazatképes tag jelen van. Szavazatképes a tag, ha nem érintett az ülésen tárgyalt ügyben. Elektronikus szavazás is megengedett.
Határozat ülés tartása nélkül, írásbeli határozathozatal
Az Etikai Bizottság írásos formában is elfogadhat határozatokat, ülés megtartása nélkül. Az Elnök kézbesítő, telefax vagy e-mail útján továbbítja a határozattervezeteket az Etikai Bizottsági tagoknak a kézhezvételtől számított három (3) munkanapos válaszadási határidő kitűzésével. A Kezelőszerv ezzel egy időben SMS-ben is értesíti a tagokat. Az Etikai Bizottsági tagok a határozat tervezetben megjelölt faxszámára vagy e-mail címre történő megküldéssel adhatják le szavazatukat. A tag szavazata akkor érvényes, ha az legkésőbb a határozat tervezetének kézhezvételétől számított harmadik (3.) munkanapon beérkezik a Kezelőszerv faxszámára vagy e-mail címére. Az Elnök a tervezet kézbesítésétől számított harmadik (3.) munkanap lejártát követően további öt (5) munkanapon belül értesíti az Etikai Bizottsági tagokat a szavazás eredményéről.
Az Etikai Bizottság ülését– ha bármelyik tag kéri – össze kell hívni a határozattervezet megtárgyalására.
Bizottsági ülés telefon-konferencia vagy egyéb elektronikus hírközlő média útján
Az Etikai Bizottsági tagok az ülésen telefon-konferencia útján, vagy más ehhez hasonló kommunikációs eszköz, így különösen Skype, révén is részt vehetnek, amennyiben ezen eszközök lehetővé teszik, hogy minden résztvevő személy megfelelő módon hallja egymást. Az ilyen módon történő részvételt úgy kell tekinteni, mintha az Etikai Bizottsági tag személyesen vett volna részt az ülésen.
Amennyiben az ülést telefon-konferencia vagy egyéb elektronikus hírközlő média útján tartják meg, az ülés napirendjét és minden jelentős iratot, telefax vagy e-mail útján kell az összes Etikai Bizottsági tagnak megküldeni.
Az Etikai Bizottság feladatai:
1. Az Etikai kódexhez való csatlakozás kereteinek felügyelete
a) Csatlakozás kritériumainak való megfelelés ellenőrzésének felügyelete
b) Tagok belépésnek engedélyezése
Az Etikai Bizottság negyedéves ülésein szavaz a felvételi kérelmekről. A jelölt tag felvehető, ha az Etikai Kódex elveit magára nézve kötelezőnek tartja, erről nyilatkozatot juttat el az EB-hoz, a honlapján a megfelelő dokumentumok szerepelnek, erről másolatot juttat el a kérelemhez csatolva és benyújtás után fél éven keresztül ezek szerint működik, és panasz a tevékenységével kapcsolatban nem érkezik. Az Etikai Bizottság szavazattöbbséggel szavaz az adott jelölt szervezet tagságáról. Az elutasítást részletesen indokolni kell. A monitorozási rendet az „A programban részt vevő szervezetek monitorozása”című dokumentum tárgyalja részletesen.
c) Éves díj megállapítása
Az Etikai bizottság állapítja meg az éves szolgáltatási díjakat. A következő évi tagdíjakat a díjköteles évet megelőző év november végéig kell megállapítani és annak mértékéről december 15-ig tájékoztatni a tagokat. A szolgáltatási díj emelés mértéke maximum 5 százalékponttal haladhatja meg az éves inflációt.
d) A szolgáltatási díjat a Kezelőszerv kezeli.
e) A Kezelőszerv éves díj ügyében az alábbi lépéseket teszi: Amennyiben a tag nem fizette meg az adott évre vonatkozó szolgáltatási díjat a vonatkozó év 03.01-ig, két alkalommal, 15 napos határidővel felszólítja a tagot a szolgáltatási díj megfizetésére. Amennyiben a felszólítások eredménytelenek, az Etikai Bizottság megállapítja a tag kilépését. A tagság ily módon történt megszűnését az Etikai Bizottság nem szankcionálja további eszközeivel, amennyiben az Etikai Kódex előírásait a kilépő szervezet maradéktalanul betartotta.
2. Az Etikai Kódex betartásának ellenőrzése
a) Az Etikai Kódexben leírtak megsértése esetén a szükséges intézkedések megtétele.
b) Az Etikai Bizottság üléseit bárki kezdeményezheti. Üléseit a Bizottság elnöke, vagy a bizottság legalább két tagja hívhatja össze.
c) Az Etikai Bizottság működése során jogosult vizsgálatokat végezni, ehhez szakértőket is igénybe vehet. Kereteit a Kezelőszerv költségvetése határozza meg. A vizsgálatokhoz szükséges adatokat az érintettektől bekérheti bizalmas ügyiratkezelés kötelezettsége mellett.
d) Az érintett személyeket bizottsági ülésen meghallgathatja.
e) Az Etikai Bizottság az általa elfogadott Működési Szabályzat szerint működik.
f) Az Etikai Kódex elveinek érvényesülését az Etikai Bizottság folyamatosan ellenőrizheti, s amennyiben bárki részéről/által ezek az elvek sérültek,vagy az éves rövid jelentés tartalma ezt szükségessé teszi etikai vizsgálat lefolytatását kezdeményezi.
3. Etikai eljárás lefolytatása
a) Az etikai eljárás indulhat bejelentésre, a szervezetek által benyújtott éves rövid jelentés alapján, vagy az Etikai bizottság saját hatáskörében észleltek alapján. A bejelentést névvel ellátva az Etikai Bizottság elnökéhez kell benyújtani. Bejelentést bármilyen magán- vagy jogi személy tehet e-mailben vagy postai úton.
b) Tényállás tisztázása. Az érintett szervezetet értesíteni kell a bejelentésről, és véleményének becsatolásával a tagok álláspontja alapján az Elnök dönt arról, hogy a bejelentés etikai ügy-e. Az etikai ügy megállapításához legalább két tag egyöntetű állásfoglalása is elégséges. Szükség esetén az Etikai Bizottságot össze kell hívni.
c) A vizsgálatok lefolytatása
Amennyiben az Etikai Bizottság a vizsgálat mellett dönt, a szükséges lépésekről is határozatot hoz. (Ilyen lehetséges lépések például a szakértő bevonása, helyszíni szemle. dokumentumok bekérése, személyes meghallgatás.) A Kezelőszerv megszervezi, elvégzi az Etikai Bizottság által kért vizsgálatokat, és az eredményét a tagok elé tárja határozathozatalra.
d) Határozathozatal.
e) Az etikai bizottság jegyzőkönyvének és a határozatnak nyilvánosságra hozatala az atlathatosag.eu weboldalon. A határozatok végrehajtásának ellenőrzése.
4. Következmények, elmarasztalás
Az etikai vizsgálat eredménye alapján – amennyiben etikai vétség történt – az Etikai Bizottság:
Szankciók:
a) Felszólítja az elkövetőt a vétség megszüntetésére, és felhívja a figyelmét az elvárható magatartások jövőbeni betartására.
b) A vétség kiküszöbölésének módjára javaslatot tesz, majd határidőt ír elő a korrigálásra.
c) A megjelölt határidőig a bizottság felfüggesztheti a vétség elkövetőjének tagságát.
d) Javasolja, hogy az etikai vétség elkövetőjét megrovásban részesítse, valamint felajánlja szakértők segítését a vétség elhárításához, megszüntetéséhez.
e) Kizárás, amennyiben az előző eszközök nem vezettek eredményre, vagy a vétség olyan súlyú.
f) Nyilvánossá teszi a kizárt tagok listáját és a kizárás okát.
Az Etikai Bizottság gyűlésén megrovásban / kizárásban részesült szervezet az Önszabályozó Testület éves taggyűléséhez fordulhat jogorvoslatért.