A programban részt vevő szervezetek monitorozása
Új tagok felvételi eljárása
Célunk, hogy az Adománygyűjtő Szervezetek Önszabályozó Testületébe átlátható tevékenységgel és gazdálkodással rendelkező új tagok jelentkezzenek.
A tagjelöltek monitorozó eljárását a Kezelőszerv végzi. A tagfelvételi kérelem és a tagfelvétel között fél év telik el.
0. A tagjelölt jelentkezik, röviddel ezután tájékoztatást kap a célokról, a működésről, és a tagfelvételi eljárásról, és annak díjáról.
Jelzi, hogy a belépési feltételeknek megfelel, valamint hogy szakértői segítséget kér-e vagy sem.
1., a tagfelvételi eljárás első szakaszában a Kezelőszerv megnézi, hogy a jelölt teljesítette-e az alapvető tagfelvételi kritériumokat, amik a következők:
→ A szükséges adatokat elhelyezte-e a nonprofit.hu Nonprofit Önarckép elnevezésű szervezeti adatbázisában.
→ a weboldalon maximum 3 kattintás mélységig elhelyezte-e a következő dokumentumokat:
o Etikai Kódex, és egy link a Etikai Kódex honlapjára
o Közhasznúsági jelentés és éves beszámoló
o Könyvvizsgálatot végző szervezet és a könyvvizsgálat eredménye (amennyiben van)
o Gazdálkodását ki ellenőrzi, és hogyan (FEB, könyvvizsgáló címei, szervezetre vonatkozó
anyagaik elérhetősége)
o Adománygyűjtés átláthatóságát biztosító leírások
link1
o Ügyfélkezelés, panaszkezelési elvek – ez a szervezet saját panaszkezelési szabályzata
link2
→ Ha hiányosság merül fel, a Kezelőszerv visszajelzést ad a szervezetnek, hogy a dokumentumok beszerzését, feltöltését 1 hónapon belül pótolja.
Ha megfelel a kritériumoknak, akkor egy fél évig tagjelöltként tarjuk nyilván. A monitorozást egy tag és a Kezelőszerv képviselője végzi, akik, ha szükséges kiegészítő adatokat kérhetnek be. A Kezelőszerv képviselője a szervezetet havonta, az Etikai Bizottság tagja pedig legalább egyszer ellenőrzi. A tag kijelölése rotációs rendszerben történik. A Kezelőszerv képviselője az ellenőrzési időszak végén tapasztalati áttekintést ad az Etikai Bizottság tagjainak, és a szervezet felé is visszajelez. Fél év eltelte után az Etikai Bizottság első ülésén kerül sor a kérelem elbírálására, ahol a Kezelőszerv benyújtja a szükséges dokumentumokat, az Etikai Bizottság pedig többségi szavazassál dönt a felvételről. A tényleges felvétel a szolgáltatási díjának átutalása után lép életbe.
2., Panaszkezelés
Az elérhetőségek a bejelentéshez a weboldalon megtalálhatóak lesznek. Anonim bejelentés nem lehetséges. Ha valaki anonim bejelentést tesz, a bejelentést fogadó azonosítást kér a bizalmas ügyiratkezelésnek megfelelően. A bejelentésről a Kezelőszerv elektronikus úton tájékoztatja az Etikai Bizottság tagjait. Az Etikai Bizottság többségének véleménye alapján az elnök dönt arról, hogy összehív-e ülés a bejelentés kapcsán.
Az Önszabályozó Testület éves taggyűlésén a megrovásban / kizárásban részesült szervezet az Etikai Bizottsághoz jogorvoslatért fordulhat.
Monitorozás
A tag monitorozása a belépést követően következőképpen zajlik: a Kezelőszerv egyenlő időközönként megnézi, hogy a Felvételi eljárásban felsorolt dokumentumok elérhetőek-e weboldalon, és a valóságnak megfelelőek-e. Ha a tag már nem felel meg a monitorozás feltételeinek, akkor ez az ügy az Etikai Bizottság következő ülésén kerül megtárgyalásra.